Privatlivspolitik

I denne privatlivspolitik beskrives, hvordan Randers HF & VUC indsamler og bruger de personoplysninger, som du efterlader dig og/eller afgiver når du har kontakt med os. Ifølge EU's persondataforordning skal vi oplyse dig om hvilke data vi opbevarer om dig og hvordan vi behandler dem. Formålet er at sikre dine rettigheder og værne om dine personlige data. 

Privatlivspolitik indledning

Privatlivspolitikken er gældende for: 
Randers HF & VUC
Nålemagervej 110, 8920 Randers NV
CVR-nr.: 29548226

Privatlivspolitikken har til formål at sikre dine rettigheder og værne om dine personlige data når vi behandler oplysninger om dig. Du kan læse om hvornår og hvordan vi opbevarer og behandler dine personlige data og hvilke rettigheder du har i relation hertil. 

1. Behandlingsaktiviteter

Besøg på hjemmeside

Når du besøger vores hjemmeside, så anvender vi cookies for at hjemmesiden kan fungere, hvilket du kan læse mere om i vores cookiepolitik.

Kommunikation med potentielle elever eller medarbejdere
Når du kontakter os med henblik på at blive elev eller ansat behandler vi de dine personoplysninger, så vi kan indgå i en dialog med dig fx svare på spørgsmål og indkalde dig til samtale. Vi behandler kun den information, som du giver os i forbindelse med vores kommunikation.

Vi vil typisk behandle følgende almindelige oplysninger: navn, e-mail, telefonnummer.

Vores hjemmel til at behandle disse personoplysninger er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1 litra f.

Vi sletter vores kommunikation med dig, når det står klart, at du ikke ønsker at gøre brug af vores uddannelsestilbud eller kommer i betragtning til en opslået stilling. Alle data om dig slettes som udgangspunkt senest 6 mdr. efter at henvendelsen er foretaget.

Når du færdes på skolen

På skolen har vi videoovervågning. Overvågningen er sat op for at sikre tryghed for elever og ansatte samt sikre skolens værdier. Optagelserne vil blive gemt i 30 dage, hvorefter de automatisk slettes. Videoerne vil blive gennemgået, hvis der er mistanke om et strafbart forhold. Hvis dette er tilfældet, kan materialet blive udleveret til politiet. Der er skiltet med videoovervågning i de områder hvor der er opsat kameraer.

Brug af alarmanlæg og nøglebrikker bliver ligeledes registreret og vil blive gennemgået og udleveret til politiet ved mistanke om et strafbart forhold.

Elever

Hvis du som elev bliver indskrevet på en af vores uddannelser, gælder nedenstående.

Vi har behov for og hjemmel til at opbevare og behandle data om dig når du er indskrevet på en af vores uddannelser. Herigennem kan vi behandle oplysninger om navn, adresse, ydelser, særlige aftaler, betalingsinformationer og lignende. 

Hjemlen til at behandle disse personoplysninger er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1 litra b.

Randers HF & VUC behandler følgende kategorier af personoplysninger om dig: 

• Elevadministration: Hvis du er elev, vil vi behandle oplysninger om dig, der vedrører fx navn, cpr-nummer, karakterer, fravær og eventuelle helbredsoplysninger, hvis de er relevante for din uddannelse.

Alle oplysninger om dig samles i vores studieadministrative system, LUDUS. Når du på et tidspunkt er færdig med at gå på skolen, sletter vi data som vi ikke længere har pligt til at gemme. Hvis du vil se, hvor lang tid, vi gemmer de forskellige data, kan du få tilsendt skolens arkiveringsinstruks ved at sende en mail til skolens hovedmail, studieadministration@randershfvuc.dk 

Derudover kan der være oplysninger om dig i lukkede kanaler i Teams, hvor lærerne drøfter elevernes trivsel og faglige udvikling. Disse teams slettes løbende og senest 6 måneder efter at din klasse/dit hold er afsluttet.

Medarbejdere 

MedarbejderHvis du bliver medarbejder på skolen gælder nedenstående.

Vi har behov for og hjemmel til at opbevare og behandle data om dig når du er medarbejder på skolen. Herigennem kan vi behandle oplysninger om navn, adresse, ydelser, særlige aftaler, betalingsinformationer og lignende. 

Hjemlen til at behandle disse personoplysninger er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1 litra b.

Randers HF & VUC behandler følgende kategorier af personoplysninger om dig: 

• Navn, cpr-nummer, lønoplysninger, kompetencebeviser, fravær, eventuelle personalesager og eventuelle helbredsoplysninger.
• Randers HF & VUC kan videregive eller overlade dine personoplysninger i tilfælde af at det er nødvendigt til offentlige myndigheder, herunder fx SKAT.

Alle oplysninger om dig samles i en personalemappe i vores arkivsystem, VismaCase. Når du på et tidspunkt afslutter dit ansættelsesforhold på skolen sletter vi som udgangspunkt din personalemappe 5 år efter ansættelsesophør. 

2. Databehandlere

Få kan klare alt selv, og det samme gælder os. Vi har derfor samarbejdspartnere, samt benytter os af leverandører, hvoraf nogle kan være databehandlere.

Eksterne leverandører kan eksempelvis levere systemer til at organisere vores arbejde, services, rådgivning, IT-hosting eller markedsføring.

Det er vores ansvar at sikre, at dine personoplysninger behandles ordentligt. Derfor stiller vi høje krav til vores samarbejdspartnere, og vores partnere skal garantere, at dine personoplysninger er beskyttet.

Vi indgår derfor aftaler herom med virksomheder (databehandlere), der håndterer personoplysninger på vores vegne for at højne sikkerheden af dine personoplysninger.

Videregivelse af personoplysninger

Vi videregiver kun oplysninger til tredjemand når det er nødvendigt for den modtagne dataansvarliges udførelse af berettigede interesser. F.eks. til offentlige instanser så som kommunen, SU-styrelsen og skattevæsnet. Øvrig videregivelse vil ske med samtykke.

Tredjelandeoverførsler

Vi benytter som udgangspunkt databehandlere i EU/EØS, eller som opbevarer data i EU/EØS. 

I nogle tilfælde er dette ikke muligt, og her kan der benyttes databehandlere udenfor EU/EØS, hvis disse kan give dine personoplysninger en passende beskyttelse.

3. De registreredes rettigheder

Du har efter databeskyttelsesforordningen en række rettigheder i forhold til vores behandling af oplysninger om dig.

Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder skal du kontakte os, så vi kan hjælpe dig med dette.

Ret til at se oplysninger (indsigtsret)

Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig.

Ret til berigtigelse 

Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig selv rettet. Du har også ret til at få dine oplysninger suppleret med yderligere oplysninger, hvis dette vil gøre dine personoplysninger mere fuldstændige og/eller ajourførte.

Ret til sletning 

I visse tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning indtræffer.

Ret til begrænsning af behandling 

Du har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.

Ret til indsigelse 

Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores ellers lovlige behandling af dine personoplysninger. Du kan gøre indsigelse mod behandling af dine oplysninger til direkte markedsføring. Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk

Tilbagetrækning af samtykke

Når vores behandling af dine personoplysninger er baseret på dit samtykke, så har du ret til at trække dit samtykke tilbage.

4. DPO

Hvis du ønsker at kontakte Randers HF & VUC’s DPO i forhold til spørgsmål om databeskyttelse, skal følgende kontaktoplysninger benyttes:

Bech-Bruun Advokatpartnerselskab
CVR nr.: 3853 8071 
Langelinie Allé 35
2100 København Ø
Telefonnummer: 72 27 30 02
E-mail: dpo.randers.hfvuc@bechbruun.com 
Sikker beskedfunktion via https://dpo.bechbruun.com/randershfvuc 

Vi opfordrer til, at du bruger den sikre beskedfunktion, hvis din henvendelse indeholder følsomme eller fortrolige oplysninger.

5. Datatilsynet

Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk.'

Redigeret 18. sept. 2024//

Har du spørgsmål om databeskyttelse?